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La auditoría de protección de datos personales es un proceso que tiene como objetivo comprobar que dentro de una empresa se encuentran actualizados y adecuados los procesos internos de seguridad relacionados con el tratamiento de datos personales.

La realización de este tipo de auditorías es altamente recomendable (la media establecida suele ser cada 2 años) para confirmar que los datos gestionados por la empresa son correctos y van alineados con políticas y medidas de seguridad proporcionales.

¿Por qué realizar una Auditoría LOPD?

Es claro que el primer objetivo de este tipo de auditorías es comprobar el nivel o estados de los procesos implementados en LOPD, pero también es una oportunidad para revisar posibles ineficiencias en los canales de comunicaciones de la empresa, comprobar si existen datos personales que realmente no son útiles para el negocio, actualizar o formar al personal para mejorar sus capacidades y mantener la concienciación sobre la importancia del tratamiento de datos personales.

Cuando se entregue el informe de auditoría se deberán determinar las carencias en los controles, su forma de corregirlas y recomendar posibles mejoras para el mantenimiento.

 

¿Cómo realizar una Auditoría de protección de datos?

El tipo de auditoría a realizar va a depender de como esté configurada la empresa, es decir si se dispone de personal especializado en protección de datos o no. Aún con ello, es siempre más recomendable realizar una auditoría externa con el fin de mantener una posición independiente, objetiva e imparcial.

Las fases de una Auditoría de protección de datos

1- Planificación inicial. Se llevará a cabo una reunión inicial con el objetivo de poder definir y organizar los procedimientos necesarios para la realización de la auditoría y conocer aspectos como:

– Los departamentos que tratan datos personales.

– Medidas de seguridad implementadas y proveedores de servicios.

– Tratamientos de datos existentes propios y de terceros.

– Software y dispositivos implicados en el tratamiento de datos personales.

– Roles de trabajadores y sus correspondientes accesos a información personal.

– Información contractual relacionada con el tratamiento de datos y confidencialidad.

– Protocolos de incidencias o brechas de seguridad.

Asimismo, será necesario fijar los procedimientos que se realizarán durante la auditoría y las personas implicadas en la misma.

2- Recopilación de información. Se llevarán a cabo reuniones con los trabajadores implicados con el objetivo de reunir la documentación en la que estén incluidos datos personales, comprobar la información recogida, así como otros procesos que impliquen la toma de datos de la organización empresarial.

3- Verificación del cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos. Una vez recopilados los datos y documentos necesarios, se procederá a controlar el cumplimiento de todos los requisitos obligatorios dentro de la empresa, así como confrontarlo con la información obtenida en la fase anterior para detectar posibles errores o aspectos a mejorar.

4- Elaboración del informe final. En la última etapa de la auditoría de protección de datos se elaborará la conclusión final, detallando los aspectos a mejorar, las deficiencias, las propuestas orientadas a corregir los errores, el nivel de adecuación a las exigencias legislativas, así como la presentación del propio informe a la Dirección de la empresa con los resultados más importantes con la base normativa del RGPD y LOPDGDD.

Para la realización de una auditoría LOPD, es importante disponer de información tanto de nivel técnico como informático, ello con el objetivo de alcanzar un conocimiento profundo y transversal de todos los procesos de la empresa que implican un tratamiento de datos personales, así como una mejor verificación de las medidas de seguridad establecidas.

Una vez que se proceda a implementar las mejoras derivadas de la auditoría LOPD es recomendable realizarlas junto al equipo informático de la empresa para agilizar la implementación y verificar adecuadamente el funcionamiento de las medidas propuestas y paliar cualquier error.

¿Cuándo realizar una Auditoría?

Como ya te contamos en Auditoría protección de datos, ¿es obligatoria? la realización de una auditoría LOPD no es obligatoria, si bien, es un proceso que se recomienda realizar cada 2 años, tiempo suficiente para poder actualizar y poner a prueba los procesos actuales.

Es importante realizar este tipo de auditoría para comprobar la efectiva adecuación de la empresa a la normativa de protección de datos y evitar posibles sanciones por incumplimiento o por mala gestión de los datos personales. Recordemos que las sanciones pueden ser multas que alcanzan hasta los 20.000.000 euros o entre el 2 y el 4% o los 10 y 20 millones de la facturación total de la empresa.

En Type of Legal estamos especializados en protección de datos por lo que realizamos auditorías LOPD para cualquier tipo de empresa o cliente.

 

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