Una de las herramientas de comunicación más utilizadas en las relaciones laborales es el correo electrónico.

Pese a ser una herramienta muy útil en el entorno laboral, es posible que algunos trabajadores puedan llegar a utilizarla de un modo inadecuado, como puede ser su uso para motivos personales o, casos más graves, como la filtración de información confidencial a terceros o competidores.

Para evitar estas situaciones, muchas compañías adoptan medidas de control sobre el uso del correo electrónico corporativo de sus trabajadores, no obstante, esta vigilancia sobre la actividad de un empleado puede llegar a producir una intromisión ilícita en sus derechos si no se lleva a cabo de un modo adecuado.

Circunstancias bajo las cuales se puede acceder al email de un trabajador

Siempre y cuando las empresas cumplan una serie de garantías destinadas a asegurar el respeto a la privacidad y los derechos de los trabajadores, estarán legitimadas a monitorizar los medios electrónicos que hayan puesto a disposición de sus trabajadores, como es el email corporativo.

Estas garantías pasan por contar con una política interna de uso de medios informáticos en la que se detallen los usos que los trabajadores pueden llevar a cabo de las herramientas tecnológicas que la empresa ponga a su disposición, así como aquellas situaciones en las que la empresa estará legitimada para acceder al correo de sus trabajadores.

Además de contar con una política de uso de medios informáticos, es necesario que la empresa informe a sus empleados de la existencia de un control de sus comunicaciones a través de su cuenta de correo corporativo, del modo en que dicho control va a llevarse a cabo, así como del alcance del mismo.

Asimismo, también será necesario que existan sospechas razonables y suficientes de actividad ilícita del trabajador en el uso de su correo electrónico para que la empresa lleve a cabo el acceso.

Diferencias entre el ámbito laboral y el ámbito personal

Una de las razones que puede motivar la necesidad de las empresas de acceder al correo corporativo de sus trabajadores es la de monitorizar la existencia de un uso personal de las herramientas laborales por parte de los empleados.

Como ya referimos en el punto anterior, es conveniente que la empresa cuente con una política de usos de los medios informáticos, el que se especifique si se autoriza el uso del email corporativo para fines o asuntos personales de tal modo que queden perfectamente definidos cuáles son los usos autorizados.

¿Puedo acceder a los emails de un extrabajador?

La normativa en materia de protección de datos indica que todo dato de carácter personal, como es el caso de las cuentas de correo electrónico corporativas, debe ser cancelado una vez deja de ser de utilidad para la finalidad para la cual fue recabado.

Por lo tanto, cuando un trabajador es despedido de su puesto o presenta una carta de renuncia, la empresa debe cancelar su cuenta de email corporativo, es decir, bloquear los datos de forma que su único tratamiento sea la puesta a disposición de Administraciones, jueces o tribunales en el caso de que fuera necesario.

La medida adoptada por las empresas para cumplir con el deber de bloqueo suele ser la de programar una respuesta automática en la cuenta del extrabajador que informe de la baja laboral de dicho empleado o redirigir el correo del extrabajador a la cuenta de correo de su sustituto en el puesto.

El problema surge cuando se dan situaciones en las que, por ejemplo, el ex trabajador ocupaba un puesto con una gran relevancia estratégica o cuando su salida de la empresa ha sido problemática y la empresa necesita acceder a su correo para comprobar si existen comunicaciones relevantes.

En estos casos los correos electrónicos recibidos en ningún caso podrán ser abiertos, ya que conforme a la Sala Penal del Tribunal Supremo se estaría infringiendo el derecho fundamental al secreto de las comunicaciones.

En Type of Legal somos expertos en la normativa en materia de protección de datos, si precisas más información sobre las normas en materia de protección de datos que aplican en el ámbito laboral no dudes en contactarnos.